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So können Sie die Daten für den Import vorbereiten
- Excel© Tipps & Tricks

 

Grundsätzliche Hinweise

Wir arbeiten ständig daran den Datenimport zu vereinfachen. Der Datenimport ist ausschliesslich mit den bereitgestellten XLS Pensaki Importvorlagen möglich.  Die Importvorlagen können Sie bequem während des Bestellvorgangs herunterladen.  Bitte verwenden Sie immer die aktuellste Version für das jeweilige Produkt. Die Importvorlagen unterscheiden sich von Produkt zu Produkt.

Die Pensaki® App verarbeitet im derzeitigen Release Zeichen einer Untermenge von Latin1/ISO 8859-1. Damit deckt Pensaki die wichtigsten europäischen Sprachen ab (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch), inkl. ausgewählter Sonderzeichen (wie bspw. #;€,:@&,%“!?=()/-). Unzulässige Sonderzeichen werden nach dem Import ROT markiert. 

Checkliste für den Datenimport:

 

Für die Vorbereitung der Daten sind Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen zwingend erforderlich. Unten finden Sie die erforderlichen Formeln. Die Vorbereitung der Daten obliegt dabei immer dem Kunden.

 

Bitte denken Sie daran, dass die Roboter Ihre Daten 1:1 schreiben werden - ohne inhaltliche Kontrollen bzw. Lektoratsleistungen.

 

Hinweise zur Importdatei:

  1. →Verwenden Sie bitte ausschliesslich die bereitgestellte Pensaki Importvorlage.
  2. Lesen Sie bitte die Hinweise auf dem 1. Reiter in der XLS Datei - und löschen Sie das 1. Blatt NICHT.
  3. Der Name der Xls-Importdatei darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten, also NICHT  Österreich-Kunden-Übungen®-V1.xlsx

 

Hinweise zu den Daten in der Importdatei:

  1. Die Datensätze in der Datei dürfen keine unzulässigen Sonderzeichen wie bspw. º ‡ ¶ ¿® ©ªº∆∑¥å enthalten.
  2. Die zulässige Zeichenanzahl pro Feld darf nicht überschritten werden. Die Pensaki APP schneidet automatisch Überlängen ab.
  3. Die Daten sind im TXT Format enthalten keine nicht druckbaren Zeichen
  4. Verzichten Sie bitte möglichst auf Wörter mit aneinandergereihten GROSSBUCHSTABEN, das sieht "handschriftlich" nie gut aus.

 

 

 

Aufbau der Standard Pensaki Importvorlage

Die Tabelle ist wie folgt aufgebaut. Die maximale Anzahl an Zeichen pro Feld ist in Klammern ausgewiesen.

 

SPALTE A (max 40) SPALTE B (max 40) SPALTE C (max 40) SPALTE D (max 10) SPALTE F (max 30) SPALTE G (max 40) SPALTE H (max 58)
Müller & Meier GmbH Peter Meier (persönlich) Musterstrasse 123 68124 Musterhausen Deutschland Dear Peter,
Stefano Brambilla Brambilla & C. Via Bramante 8 20154 Milano Italia Dear Stefano,
Tim Cook (personal) Apple Inc. 1 Infinite Loop 95014 Cupertino, CA USA Dear Tim,
Paul Stewart c/o Number Sixteen 16 Sumner Pl, Kensington SW7 3EG London United Kingdom Dear Paul,
Alphabet Inc. Sergey Brin (private) 1600 Amphitheatre Pkwy 94043 Mountain View, CA USA Dear Sergey,
The White House Barack Obama 1600 Pennsylvania Avenue NW 20500 Washington, DC USA Dear Barack,
             
Adresse_Zeile1 Adresse_Zeile2 Adresse_Strasse Adresse_PLZ Adresse_Stadt Adresse_Land Persönliche Anrede im Text
             

 

 

Wichtig: Felder mit 40+ Zeichen werden automatisch auf 40 Zeichen gekürzt

 

Diese wichtigsten Formeln im Überblick

 

 

Kontrolle der Zeichenanzahl pro Feld → "=Länge()" Formel

Die Tabelle ist wie folgt aufgebaut. Die maximale Anzahl an Zeichen pro Feld ist in Klammern ausgewiesen.

SPALTE A SPALTE B EXCEL© FORMEL IN SPALTE B
Carsten Kostermann  19 =LÄNGE(B2)
Kathleen Thielnon 17 =LÄNGE(B3)
Marion Bauerfeind 17 =LÄNGE(B4)
Monika Wilko2323 16 =LÄNGE(B5)

 


Trick: Fehler automatisch finden

So einfach finden Sie automatisch alle Felder mit "Überlänge"

SPALTE A SPALTE B SPALTE C SPALTE C EXCEL© FORMEL in SPALTE C
Carsten Kostermann  19 40    
Kathleen Thielnon 17 40    
Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipsci 47 40 ERROR =WENN(LÄNGE(A4)>C4;"ERROR";" ")
Peter Müller 12 40    
Frank Meistermann 17 40    

 


 

Felder verknüpfen - bspw. für die persönliche Anrede → "=Verketten()" Formel

  SPALTE A SPALTE B SPALTE C SPALTE C EXCEL© FORMEL in SPALTE C
1 Lieber Herr Kostermann , Lieber Herr Kostermann,  
2 Liebe Frau Thielnonne , Liebe Frau Thielnonne,  
3 Sehr geehrter Herr Meier , Sehr geehrter Herr Meier, =VERKETTEN(A3;" ";B3;C3)
4 Liebe Frau Dr. Schneider , Liebe Frau Dr. Schneider,  
5 Hallo Herr Merz , Hallo Herr Merz,  
6          
7          

 


 

ABCD umwandeln in Abcd → "=GROSS2()" Formel

  SPALTE A SPALTE B EXCEL© FORMEL in SPALTE B
1 ABC GMBH Abc Gmbh  
2 SONNENSTUHL GmbH Sonnenstuhl Gmbh  
3 ABC AG Abc Ag =GROSS2(B3)
4 FRITZ + Söhne GmbH Fritz + Söhne Gmbh  
5 MUSTER AKTIENGESELLSCHAFT Muster Aktiengesellschaft  
6      
7