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Hinweise zum DATENIMPORT

 

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Pensaki-Mailing-process.png

 

Grundsätzlich gibt es zwei Wege Daten SSL-gesichert an Pensaki zu übermitteln:

1. Manueller Datenimport mit Hilfe der Pensaki xls Importvorlagen (Details finden Sie unten)

2. Automatisiert über die Pensaki API aus bspw. dem CRM (bei fortlaufenden Projekten)

 

 

 

Bitte denken Sie daran, dass die Roboter Ihre Daten 1:1 schreiben werden - ohne inhaltliche Kontrollen bzw. Lektoratsleistungen.

 

Hinweise zur Importdatei:

  1. →Verwenden Sie bitte ausschliesslich die bereitgestellte Pensaki Importvorlage.
  2. Lesen Sie bitte die Hinweise auf dem 1. Reiter in der XLS Datei - und löschen Sie das 1. Blatt NICHT.
  3. Der Name der Xls-Importdatei darf keine Umlaute oder Sonderzeichen enthalten, also NICHT Österreich-Kunden-Übungen®-V1.xlsx

 

Hinweise zu den Daten in der Importdatei:

  1. Die Datensätze in der Datei dürfen keine unzulässigen Sonderzeichen wie bspw. º ‡ ¶ ¿® ©ªº∆∑¥å enthalten.
  2. Die zulässige Zeichenanzahl pro Feld darf nicht überschritten werden. Die Pensaki APP schneidet automatisch Überlängen ab.
  3. Die Daten sind im TXT Format enthalten keine nicht druckbaren Zeichen
  4. Verzichten Sie bitte möglichst auf Wörter mit aneinandergereihten GROSSBUCHSTABEN, das sieht "handschriftlich" nie gut aus.

 

 

1. Daten vorbereiten

Für die Vorbereitung der Daten sind Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen zwingend erforderlich. Hier finden Sie unsere Tipps & Tricks, inkl. der erforderlichen Excel© Formeln für eine vereinfachte Datenvorbereitung. Bitte haben Sie dafür Verständniss, dass Pensaki zu keinem Zeitpunkt Daten korrigieren kann.

 

Der Aufbau der Pensaki Standard Importvorlage für Briefe und Briefkarten

Die Tabelle ist wie folgt aufgebaut. Die maximale Anzahl an Zeichen pro Feld ist in Klammern ausgewiesen.

SPALTE A (max 40) SPALTE B (max 40) SPALTE C (max 40) SPALTE D (max 10) SPALTE F (max 30) SPALTE G (max 40) SPALTE H (max 58)
Müller & Meier GmbH Peter Meier (persönlich) Musterstrasse 123 68124 Musterhausen Deutschland Dear Peter,
Stefano Brambilla Brambilla & C. Via Bramante 8 20154 Milano Italia Dear Stefano,
Tim Cook (personal) Apple Inc. 1 Infinite Loop 95014 Cupertino, CA USA Dear Tim,
Paul Stewart c/o Number Sixteen 16 Sumner Pl, Kensington SW7 3EG London United Kingdom Dear Paul,
Alphabet Inc. Sergey Brin (private) 1600 Amphitheatre Pkwy 94043 Mountain View, CA USA Dear Sergey,
The White House Barack Obama 1600 Pennsylvania Avenue NW 20500 Washington, DC USA Dear Barack,
             
Adresse_Zeile1 Adresse_Zeile2 Adresse_Strasse Adresse_PLZ Adresse_Stadt Adresse_Land Persönliche Anrede im Text
             

Wichtig: Felder mit 40+ Zeichen werden automatisch auf 40 Zeichen gekürzt

Aufbau der weiteren Pensaki Importvorlage

Die phyisischen Grenzen der "handschriftlichen" Beschriftung werden durch das gewünschte Format (Brief im Kuvert, adressierte A6 Postkarte etc.) sowie dem Schreibgerät definert. Die folgenden Tabellen zeigen die maximale Anzahl an zugelassenen Zeichen pro Feld, inkl. Leerzeichen. Etwaige Überlängen schneidet das System automatisch ab!

 

2.1 Die Importvorlage Standard (siehe oben): Briefe, Briefkarten DIN Lang und Postkarten DIN Lang mit Kuli

Spalte Referenz Beispiel Maximale Zeichenanzahl
A 1. Zeile Umschlag Firma Müller & Co. GmbH 40
B 2. Zeile Umschlag Armin Müller (persönlich) 40 
C Strasse  Müllerweg 12 40 
D PLZ 45468 10 
E Stadt Mülheim an der Ruhr 30 
F Land Deutschland 40
G Anrede Lieber Herr Müller, 58 

 

2.2 Die Importvorlage für adressierte DIN Lang Postkarten (210 x 110 mm) mit Tintenroller

Spalte Referenz Beispiel Maximale Zeichenanzahl
A 1. Zeile Firma Müller & Co. GmbH 30 Zeichen
B 2. Zeile Umschlag Armin Müller (persönlich) 30 Zeichen
C Strasse Müllerweg 12 30 Zeichen
D PLZ 45468 10 Zeichen
E Stadt Mülheim an der Ruhr 20 Zeichen
F Land Deutschland 30 Zeichen
G Anrede Lieber Herr Müller, 48 Zeichen

 

2.3 Die Importvorlage für adressierte DIN A6 Postkarten (148 x 105 mm) mit Kugelschreiber

Spalte Referenz Beispiel Maximale Zeichenanzahl
A 1. Zeile Umschlag Firma Müller & Co. GmbH 30 Zeichen
B 2. Zeile Umschlag Armin Müller (persönlich) 30 Zeichen
C Strasse Müllerweg 12 30 Zeichen
D PLZ 45468 10 Zeichen
E Stadt Mülheim an der Ruhr 30 Zeichen
F Land Deutschland 30 Zeichen
G Anrede Lieber Herr Müller, 32 Zeichen

2. Daten importieren

Nachdem Sie Ihren Textentwurf geschrieben haben, können Sie direkt zum Datenimport gehen. Den Text können Sie später in aller Ruhe noch beliebig oft korrigieren.

 

Fehlerhafte Datensätze können Sie nach dem Import

a. direkt online korrigieren bzw.

b. alle fehlerhaften exportieren, diese direkt offline korrigieren und anschliessend erneut importieren. Dabei werden alle fehlerhaften Datensätze automatisch ersetzt. 

 

 

step1-import-process.png step2-import-process.png

 

 

3. So, jetzt ist es Zeit für eine kleine Pause...

 

Sie werden per Email informiert, sobald der Import abgeschlossen wurde. In der Email finden Sie dann auch die Hinweise zur weiteren Vorgehensweise. Je nach Umfang der Datei kann der Import auch schon mal 10 Minuten dauern, aufgrund der unterschiedlichen Analysen zu Sonderzeichen, Feldlängen & Co.

 

 

4. Automatische Fehleranalyse  & Import der korrigierten Datensätze

EN-Explain-Import-Process-new-small.jpg

Jetzt können Sie bequem die Fehleranalyse exportieren, die Fehler in der Tabelle korrigieren und einfach erneut importieren.

Das Pensaki System ersetzt automatisch die falschen Datensätze. Einfacher geht es wirklich nicht.

 

Mögliche Fehlermeldungen:  

  • Gelb = Warnung & Handlungsempfehlung (bspw. möglichst auf aneinandergereihte Grossbuchstaben zu verzichten)

  • Rot  = Der Fehler muss behoben werden, ansonsten kann das Mailing nicht erstellt werden (bspw. wenn man keine zugelassenen Latin1 Zeichen verwendet (ƒå „„=•∑√ )

step4-import-process.png step5-import-process.png

Jetzt müssen Sie nur noch das Mailing über die Vorschau-Funktion kontrollieren und beauftragen.

 

Haben Sie noch eine Frage?

charlie-Hutton.png
"Possibly the coolest #marketing service I've seen... On demand, handwritten, direct mail via @PensakiTweets" 
— Charlie Hutton (@Charliehutton) September 25, 2015

Erfolgsfaktor: Personalisierung

 

Die inhaltliche Personalisierung ist als unerlässliches Instrument zur Steigerung der Performance von Kampagnen im Direktmarketing und Dialogmarketing weitläufig bekannt.

Daher ist es mit Pensaki auch möglich nicht nur die Anrede zu personalisieren, sondern zusätzlich weitere Segmente. Hier sind Ihrer Kreaktivität faktisch keine Grenzen gesetzt!

z.B. Sie möchten eine URL im "handschriftlichen" Text hinterlegen?

Dann fügen Sie doch einfach {{url}} in den Text als Platzhalter ein! Die Inhalte steuern Sie bequem über den EXCEL Import (siehen Spalte H). Sie müssen allerdings beachten, dass die Zeichenanzahl in der Summe pro Zeile eingehalten wird. 

Natürlich können Sie weitere Segmente definieren, achten Sie bitte nur darauf, dass diese aus einem Wort in Kleinbuchstaben besteht und genauso wie unten in der Abbildung in der Tabelle hinterlegt wurde (Zeile 3).

z.B.

  • Feld H3 => url und im Text als Platzhalter {{url}}
  • Feld I3 => city und im Text als Platzhalter {{city}}

 personalization segments.png